Managed email archiving
Vertriebsunterstützung

Es kommt selten vor, dass ein Kunde sich von ganz allein dazu entscheidet, in Managed Services zu investieren. Die meisten Einwände resultieren aus einem Mangel an Verständnis oder Aufklärung über die Risiken, die ohne die passenden Lösungen bestehen. Hier sind einige der häufigsten Vorbehalte, denen unsere Partner typisch begegnen, und wie man damit umgehen kann.

Vergleich mit Versicherung

• Sie haben bei Ihrem Auto doch auch eine Versicherung (Haftpflicht, Kasko). Wie viele Unfälle haben Sie schon gehabt und hat diese Versicherung Sie nicht vor hohen Reparaturkosten geschützt?
• Eine Versicherung ist eine Absicherung, dass etwas läuft. Und genau das macht Managed Services aus.

IT-Ausfälle und Entwicklung

• Gab es in der Vergangenheit Ausfälle in Ihrer IT? Was haben Sie diese Ausfälle gekostet? Und was mussten Sie für die sogenannte IT-Feuerwehr bezahlen – also für Leistungen Ihres IT-Dienstleisters, der Ihnen in der Not beigestanden hat? Was hat Sie der Stillstand Ihres Betriebs gekostet?
• Die IT entwickelt sich weiter. Neue Technologien machen neue Konzepte möglich und nötig. Lassen Sie sich nicht abhängen.
• Die Sicherheitslücken werden immer stärker, darüber berichtet sogar die Tagesschau regelmäßig.
• Wenn alles immer so bleiben soll, wie es ist, dann würden Sie heute noch Bestellungen per Papierfax, Lagersystem von Hand, Inventur von Hand etc. vornehmen.
• Managed Services bieten kalkulierbare Kosten, Kosten für IT-Ausfälle sind nicht kalkulierbar und häufig sehr teuer.

Vergleich mit anderen Kosten

Rechnen Sie die Kosten auf den Mitarbeiter runter (bei Firmenkunden):

• Was schaffen Sie in der Zeit, in der Sie sich um die IT kümmern?
• Wissen Sie, wie hoch Ihre IT-Kosten aktuell sind?
• Was kosten Sie drei Ausfalltage Ihrer IT?

Ihre Server sind veraltet. Aber schauen Sie mal, was Sie für aktuelle Firmenwagen auf dem Parkplatz stehen haben!

Mehrwerte der Services hervorheben

• Ein persönlicher Ansprechpartner, der auch vor Ort da ist, wenn notwendig.
• Sie müssen sich selbst nicht mehr um Ihre IT kümmern.
• Sie als Kunde werden priorisiert, gleichzustellen wie eine private Krankenversicherung.
• Wenn die Hütte dann doch mal brennt, dann bin ich halt nicht so schnell da. Wenn Probleme sind, müssen Sie warten.
• Sie sind der Profi in Ihrem Bereich; Wir sind die Profis für Ihre IT.
• Auch mal sagen, „Das machen wir nicht. Entweder ganz oder gar nicht.“

• Vergleichen Sie konkrete Zahlen aus der Vergangenheit mit den zukünftigen Zahlen. Ist zum Beispiel im vergangenen Jahr ein Ausfall oder eine Störung von 5.000 Euro angefallen, ist der Vertrag mit jährlich 600 Euro im neuen Szenario mit Managed Services deutlich günstiger.
• Monatliche Fixkosten sind planbar, Kosten für ungeplante Ausfälle und Stillstände dagegen nicht.
• Kreditgeber oder Versicherungen fordern eine durchdachte und sichere IT-Betreuung, es gibt hier Pluspunkte und damit verbunden häufig günstigere Zinssätze (Rating).
• Was kostet Sie ein Ausfall Ihrer Systeme pro Tag/Stunde? Wie sieht das im Verhältnis zu den Vertragskosten aus?

• Früher war der Anspruch an die IT noch nicht so hoch, da hat die alte Vorgehensweise gut gepasst. Mittlerweile ist auch der Anspruch, das Home Office zur Verfügung zu stellen, gestiegen. Können Sie da mithalten?
• Wofür haben Sie ein Handy? Ging früher auch ohne. [Kostenvergleich mit Handyverträgen]
• Wie hat sich die Wichtigkeit der IT in den vergangen Jahren bei Ihnen entwickelt?
• Wie haben Sie damals Rechnungen geschrieben, Lager verwaltet, Projekte geplant? Ohne IT geht das heute nicht mehr.
• Was machen Sie bei einem Defekt? Wie bekommen Sie Ihre Daten zurück?
• Fakt ist: Man weiß Managed Services zu schätzen, sobald man sie hat. Die Systeme laufen sicherer und stabiler, geben die Möglichlichkeit, nicht nur reaktiv sondern präventiv zu handeln, und schützen einen demzufolge vor ungeplanten Ausfällen. Natürlich haben Sie das bisher nie gebraucht – aber auch nur, weil Sie es bislang nicht kannten!

Vergleich mit Auto

Die Werkstatt liest Ihre Autodaten aus, unser Tool macht das gleiche. Wir klauen ja nicht Ihre Daten.

„Mir reicht doch der Antivirenschutz. Es kostet nix.“

• Was denken Sie, welche Systeme am meisten angegriffen werden?
• Die Frage ist leider nicht ob Sie angegriffen werden, sondern wann.
• Vertraut man Microsoft die Sicherheit seines Systems an? Microsoft ist keiner Sicherheitssystem Anbieter, sondern Softwarehersteller und bringt nur Updates für ihre eigenen Lösungen raus.
• Hersteller für Security-Lösungen bringen permanent Sicherheitsupdates raus, damit man auf dem aktuellsten Stand ist.

„Ich als Privatkunde brauche das doch nicht, ich mache doch nicht viel.“

• „Was kostet Ihnen eine Tasse Kaffee am Tag? Nicht viel. Diese Summe könnten Sie auch ausgeben, um die Sicherheit Ihrer Daten zu gewährleisten.“
• Tipp: Wenn Antivirenprogramme am auslaufen sind, biete Produktpakete an (besserer Virenschutz, Überwachung/Monitoring und Fernwartung).
• Tipp: Virenschutz zu verstehen geben als Türsteher. Wenn irgendwo Türen offen stehen, kommt jeder mit Waffen rein. Virenschutz ist aber auch nicht alles, Patches sind auch sehr wichtig.

Ein Managed Service Provider geht in Verantwortung für eine laufende Kunden-IT. Dabei ist die richtige Absicherung besonders wichtig. Viele Versicherer bieten mittlerweile eine entsprechende IT-Haftpflichtversicherung an.

Auf Kundenseite kann es oftmals entweder zu kurzfristigen Investitionsstopps oder starkem Wachstum kommen – und das auch ungeplant. Kurze Laufzeiten und flexible Vertragsgestaltung kommt dem Kunden in solchen Situationen sehr entgegen. Auch in Zeiten, in denen wenig Veränderung beim Kunden ansteht, signalisieren kurze Vertragslaufzeit vertrauen in die eigene Leistung des MSP.

Kunden-Pakete anbieten

• Biete deinen Kunden Pakete an, anstatt einzelne Managed Services zu verkaufen, die die wichtigsten Services, wie z.B. Monitoring, Patch Management und Antivirus beinhalten.
  Der Kunde bekommt damit ein Sicherheitspaket, auf das er sich verlassen kann und das gute Gefühl einen großen Schritt zum störungsfreien Betrieb seiner IT getan zu haben.

• Biete einzelne Managed Services teurer als im Paket an, so dass aus Kundensicht ein Preisvorteil bei den Paketen besteht.

• Biete deinen Kunden mind. zwei Managed Services Pakete zur Auswahl, du kannst dann eine Fernwartung  mit dem teuren Paket verknüpfen, zum Beispiel:
  • „Basis Paket“: RMM; Patchmanagmeent + Antivirus
  • “Advanced Paket”: RMM, Patchmanagement + Endpoint Security + Fernwartung

Die Fernwartung kannst du extra abrechnen und auf Wunsch mit Freiminuten pro Monat kombinieren und sie gibt es nur beim Advanced Paket.
In unserem RMM ist die Fernwartung mit Take Control bereits enthalten, so dass für dich keine zusätzlichen Kosten entstehen.

• Die Pakete kannst du mit weiteren Managed Services, wie zum Beispiel E-Mail-Archivierung oder Managed Backup erweitern, um deinen Kunden noch mehr Sicherheit für den reibungsfreien Betrieb ihrer IT zu geben und im Ernstfall eine schnelle Wiederherstellung ihrer Daten zu gewährleisten.

• Bei Privatkunden kannst du ein Managed Services Paket inkl. einiger Freiminuten pro Monat anbieten (nicht genutzte sind nicht übertragbar auf einen anderen Monat). Privatkunden fühlen sich gut betreut und rufen erfahrungsgemäß selten an.

Hardware verkaufen

Beim Verkauf neuer Hardware kannst du diese (nur) im Paket mit Managed Service anbieten (Minimum: Basis Paket).

Vorteil für den Kunden: Er bekommt seine Hardware zusammen mit dem Managed Services Paket und muss sich um nichts weiteres mehr kümmern. Außerdem hat er damit eine größtmögliche Kostentransparenz.

Mit SYNAXON Managed Workplace hast du direkt die Möglichkeit neue Geräte für deine Kunden mit unseren Managed Services zu bündeln und diese über EGIS zu bestellen.

Weitere Hardware verkaufen

Biete weitere Komponenten wie Managed Firewall oder Managed Power an.
Vorteil für deine Kunden: Erhöhter Schutz vor Cyberkriminalität und Ausfall seiner IT
Vorteil für dich: Bis auf die Installation musst du dich bei diesen vollständig gemanagten Lösungen um nichts kümmern.

Das freut mich zu hören. Darf ich fragen, wie die Zusammenarbeit aussieht? Reagiert er nur, wenn Sie sich melden, oder meldet er sich auch proaktiv, bevor Probleme entstehen? Gibt es vielleicht Punkte, die aus Ihrer Sicht noch besser laufen könnten? Wenn Sie einmal eine Zweitmeinung möchten, stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.

Für einige Produkte gibt es europäische Alternativen. SYNAXON prüft bereits, welche davon interessant sind, und führt Gespräche, um diese im Marketplace verfügbar zu machen. So haben Sie die Möglichkeit, auf Lösungen zurückzugreifen, die vollständig in Europa betrieben werden.

Unternehmen, die zur Buchhaltung verpflichtet sind, müssen sich an eine Vielzahl von Vorschriften und Gesetzen halten. Da gibt es Aufbewahrungsfristen, Formalia und Richtlinien zur Archivierung. Dazu zählen auch die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung – GoBD*. Bei jeder Betriebsprüfung (egal durch welche Instanz) soll darauf geprüft werden.

Neben der Rechtssicherheit bietet unsere Managed E-Mail-Archivierung noch weitere Vorteile, z. B. dass bestimmte Mails schnell und einfach gefunden werden können und dass keine Mails verloren gehen.

*Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.

Laut Gesetz (GoBD) muss eine E-Mail-Archivierung erfolgen. Die Strafen, die bei einer Prüfung anfallen, sind sicherlich deutlich höher.

Wie viel Zeit kostet es dich (und deinen Kunden), wenn du nach einer alten Mail suchst? In unserer Lösung kannst du problemlos und schnell auf alle archivierten Mails zugreifen. Zusätzlich kannst du Postfachgrößen sparen, indem du alte Mails automatisch löscht. Dein Outlook (und dein Kunde) wird dir danken!

Bündele die E-Mail-Archivierung mit einem M365 oder deinem Managed Backup, dann kommst du nicht in die Preisdiskussion.

Kein Problem! Nutze es als Projekt mit deinem Kunden und profitiere von einer Vollautomatisierung mittels AzureAD. Andernfalls stehen weiterhin Möglichkeiten einer Archivierung mittels IMAP-Import. In solchen Fällen leider nicht vollkommen GoBD konform. Daher ist die Archivierung unabhängig vom E-Mail-System möglich.

Die Verantwortung zur Umsetzung der GoBD obliegt allein der Geschäftsleitung. § 162 AO, § 283 StBG, § 280 ff. BGB, § 241 Abs. 2 BGB und § 35 GewO gemeinsam mit § 6 GmbHG enthalten zahlreiche Sanktionsmöglichkeiten, daher sollte die Geschäftsleitung eine gute Abwägung zwischen Aufwand und Risiken treffen. Als IT-Dienstleister empfehlen wir dringend den Einsatz geeigneter technischer Maßnahmen zum Einhalten der GoBD und beraten gern zu technischen Fragen.